Инструкция для Инициатора по Расходным Договорам

Инструкция для Инициатора по Расходным Договорам

ВНИМАНИЕ !!! ВАЖНО !!!

ДО СОЗДАНИЯ  договора в программе необходимо точно знать :

АДМИНИСТРАТОРА договора  и "Вариант договора " (университет, клиники, наука или совместный "университет-клиники", "Клиники-наука" и т.д)

УТОЧНЯЙТЕ предварительно у специалистов Планового Отдела. От этого будет зависить правильность , оптимальность и скорость согласования договора.

1.Запускаем 1С

Выбираем базу документооборота, запускаем «1С:Предприятие»

Заходим под своим пользователем.

2.Открываем меню. (1)

3.Выбираем раздел «Документы и файлы» (2)

4.Документы внутренние (3)

5.Можно просматривать доступные документы, чтобы создать документ, используем кнопку создать.

6.Выбираем шаблон "закупка с единственным источником"

7.Заполняем название (указание краткой сути договора, чтобы потом в общем списке договоров можно было удобно искать)

8.Выбираем вкладку «Свойства». Заполняем все поля.

В поле « вариант договора» выбираем:

а) Университет

  б) Клиника

  в) Наука

и т.д.

Дата исполнения – укажите контрольную дату , когда бы Вы хотели подвести итоги по договору (обычно меньше срока действия договора), ИЛИ не заполняйте

Внимание !

Если необходимо выбрать администратора закупки вручную включите флаг «Выбрать другого администратора закупки » , затем отметьте нужного администратора.

Также в обязательном порядке необходимо заполнить реквизит "проект". Если договор не относится к проекту выбирайте :
"0 не относится к проекту"

9. Далее выбираем вкладку «Файлы».
10. В этой же вкладке «Файлы» нажимаем «Добавить»и прикрепляем Договор и все необходимые приложения (Например: Доверенность, Коммерческое предложение, Свидетельство)
11. Выбираем загрузить с диска 
12. 

    После внесения необходимых данных нужно записать документ «Записать и закрыть» или «Записать»

    

    После записи АВТОМАТИЧЕСКИ запускается процесс согласования.

    2 часть Сопровождение Договора

    • Открываем нужный договор
    • Начальный экран. В «Задачи мне» можно просматривать задачи
    • Начальный экран. В «Задачи мне» можно просматривать задачи
    • Начальный экран. В «Задачи мне» можно просматривать задачи
    • Этапы согласования можно посмотреть на вкладке «Процессы и задачи». Полный маршрут согласования могут просматривать только Инициатор договара и Администратор закупок. Согласующие видят только свой этап согласования.

      Цвета кружков напротив процессов:

      Зелёный – Согласовано

      Желтый – Согласовано с замечаниями «Процесс не запустится дальше пока инициатор не ознакомится с замечаниями»

      Красный – Не согласовано

      Белый – Ознакомление

      Процесс прерван

      3 Часть. Работа с уведомлениями, задачами.

      • Начальный экран. В «Задачи мне» можно просматривать задачи
      • Открываем задачу
      • Просматриваем и нажимаем «Ознакомился»
      • Если Согласовано с замечаниями «Процесс не запустится дальше пока инициатор не ознакомится с замечаниями»
      • Исправляем указанные замечания (Прикладываются недостающие файлы, пишутся комментарии, вносятся корректировки)
      • После исправления отправляем на «Повторное согласование»- по кнопке КРАСНОЙ "Повторить согласование" и договор "уйдет" тому, кто не согласовал. По кнопке зеленой "завершить согласование " - договор "уйдет" в начало на повторный круг согласования.
      • Если все этапы пройдены, то нажимаем «Исполнено»
      • Теперь чтобы распечатать «Лист Согласования», заходим в договор и нажимаем на значок «Печать» - КарточкаСтавим галочку на «Согласование» и нажимаем «Печать» документа.
      • Прикладываем Лист согласования к Бумажным экземплярам Договоров и отдаем на подпись Инициатору закупки.

        4 часть. Прервать процесс

        В случае необходимости прервать (прекратить ) все процессы по договору. Необходимо Обязательно уведомить специалиста экономического отдела о необходимости снять резерв денежных средств по этому договору!
        
        1) При необходимости определить , кто из экономистов согласовывал договор. Отправить задачу "Ознакомление" экономисту согласовавшему договор .
        В списке договоров найти и открыть двойным кликом договор. Нажать "Отправить"
        
        
        В открывшемся окне выберите "Ознакомление новое"
        
      • 
        
        
        
        
        
        
        
        

         

         

      • Далее необходимо в окне (по стрелке) описать причину прерывания, в окне "кому" удалите "администратор" и добавьте пользователей которым необходимо отправить ознакомление , в данном случае экономистов.
      • Нажмите "Стартовать и закрыть"
      • 
        
        
        
         
        
        
      • После отправки задачи ознакомления процесс согласования по договору можно  прервать. Далее п.2)

      • 2) Открыть договор ,перейти в шапку процесса (1)

         В открывшейся форме необходимо позиционироваться на самый верхний уровень процесса.

        Затем двойным кликом мыши перейти к следующему окну  .В открытом окне нажимаем кнопку «прервать »

        Указываем причину «Обязательно»(1)

        Нажимаем прервать процесс (2)

      • При открытии уже созданного документа начальное окно выглядит по-другому.